Апостиль. Руководство по подтверждению документов
Как и на какие документы ставится апостиль и для чего он нужен.
Апостиль подтверждает подлинность документа при предоставлении его в других государствах
Проблему подтверждения документов ряд государств решили в 1961, заключив Гаагскую конвенцию. До этого документы приходилось подтверждать в других странах, чтобы они имели юридическую силу. В каждой стране существовали собственные процессы подтверждения через консульства. На Гаагской конференции по международному частному праву страны-участники постановили: чтобы чиновник в одной стране имел стопроцентные гарантии подлинности предъявленного документа другой страны, на бумаге в государстве выдачи ставится апостиль. Апостилированные бумаги — точнее, заверенные переводы — не требуют дополнительных доказательств подлинности и принимаются в госучреждениях наравне с местными аналогами всеми странами-участниками.
Государства договорились, что именно указывается в апостиле, как он должен выглядеть, каким образом образом ставить апостиль в документ и на какие бумаги можно ставить. Конвенцию объявили открытой. В любой момент времени каждое государство мира может присоединиться. СССР вступил в Конвенцию в апреле 1991, за полгода до развала.
Документ апостилируется только в регионе или стране, где он был выдан. Консульства и посольства такую услугу не оказывают.
За апостилированием необходимо обращаться в ведомство, которое выдало документ:
- Министерство обороны (документы о военной службе);
- Рособрнадзор (документы об образовании, ученых степенях);
- Органы ЗАГС (свидетельства о рождении, смерти и пр.);
- Министерство юстиции (документы органов государственной власти, нотариально заверенные документы);
- Федеральное архивное агентство (архивные документы, справки и пр.);
- Управление МВД и прокуратура (документы, выданные подведомственными учреждениями).
В 2019 году в РФ сумма государственной пошлины за проставление апостиля на 1 документ составляет — 2500 рублей.
Необходимые документы
- паспорт;
- документ, на который нужно проставить апостиль.
Сроки оказания услуги
- 5 рабочих дней
- 30 рабочих дней — если требуется подтверждение образца подписи или печати на документе
Как выглядит и что должен содержать апостиль
Апостиль озаглавливается на французском — Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961). Дальнейший текст разрешён на следующих языках: английском, французском или на языке страны, в которой выдана бумага.
В апостиле указываются следующие данные:
- государство выдачи;
- кто подписал оригинал, должность;
- какая организация поставила печать на апостилируемый документ;
- дата и населённый пункт выдачи;
- учреждение, ставящее апостиль;
- номер;
- печать и подпись того, кто проставил.
Штамп ставится на оборотной стороне или на отдельном листе. Лист крепится к оригиналу различными способами, от приклеивания или скрепки до сургучной печати или верёвки.
Выглядит апостиль как прямоугольник со стороной около 9 сантиметров. Но чаще на бумагу ставится штамп или же формуляр сразу распечатывается на принтере. Далее заполняется необходимыми данными.
В будущем планируется апостилировать электронным способом. В ряде западных стран ведутся разработки программы, которая позволит хранить информацию о документах в компьютерной базе данных, что позволит проверять подлинность свидетельств в любое время и в любой стране.
Какие документы нужно апостилировать
Миграционные службы интересуют бумаги выданные органами записи актов гражданского состояния — ЗАГС.
Это свидетельства:
- о рождении;
- о смерти;
- о браке;
- о разводе;
- об усыновлении;
- об установлении отцовства;
- о смене имени.
Помимо этого, штамп ставится на:
- нотариальные акты;
- решения суда и судебного исполнителя;
- заключения прокуратуры;
- справку о прописке;
- дипломы;
- и тому подобные государственные бумаги.
Все эти документы апостилируется, чтобы в других государствах они считались легальными бумагами и не требовали дополнительных подтверждений подлинности.
Нужно ли делать апостиль всегда и везде? Скорее нет, чем да. Если определённое ведомство в Германии знает, как выглядит свидетельство о рождении, выданное российским ЗАГСом, апостиль чиновнику ни к чему. Но уместен совет — поставь апостиль и спи спокойно, если есть вероятность того, что без перевода документ не примут к рассмотрению.