Апостиль. Руководство по подтверждению документов

Как и на какие документы ставится апостиль и для чего он нужен.

Апостиль подтверждает подлинность документа при предоставлении его в других государствах

Проблему подтверждения документов ряд государств решили в 1961, заключив Гаагскую конвенцию. До этого документы приходилось подтверждать в других странах, чтобы они имели юридическую силу. В каждой стране существовали собственные процессы подтверждения через консульства. На Гаагской конференции по международному частному праву страны-участники постановили: чтобы чиновник в одной стране имел стопроцентные гарантии подлинности предъявленного документа другой страны, на бумаге в государстве выдачи ставится апостиль. Апостилированные бумаги - точнее, заверенные переводы - не требуют дополнительных доказательств подлинности и принимаются в госучреждениях наравне с местными аналогами всеми странами-участниками.

Государства договорились, что именно указывается в апостиле, как он должен выглядеть, каким образом образом ставить апостиль в документ и на какие бумаги можно ставить. Конвенцию объявили открытой. В любой момент времени каждое государство мира может присоединиться. СССР вступил в Конвенцию в апреле 1991, за полгода до развала.

Документ апостилируется только в регионе или стране, где он был выдан. Консульства и посольства такую услугу не оказывают.

За апостилированием необходимо обращаться в ведомство, которое выдало документ:

• Министерство обороны (документы о военной службе);
• Рособрнадзор (документы об образовании, ученых степенях);
• Органы ЗАГС (свидетельства о рождении, смерти и пр.);
• Министерство юстиции (документы органов государственной власти, нотариально заверенные документы);
• Федеральное архивное агентство (архивные документы, справки и пр.);
• Управление МВД и прокуратура (документы, выданные подведомственными учреждениями).

В 2019 году в РФ сумма государственной пошлины за проставление апостиля на 1 документ составляет - 2500 рублей.

Необходимые документы

• паспорт;
• документ, на который нужно проставить апостиль.

Сроки оказания услуги

• 5 рабочих дней
• 30 рабочих дней - если требуется подтверждение образца подписи или печати на документе

Как выглядит и что должен содержать апостиль

Апостиль озаглавливается на французском - Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961). Дальнейший текст разрешён на следующих языках: английском, французском или на языке страны, в которой выдана бумага.

В апостиле указываются следующие данные:

• государство выдачи;
• кто подписал оригинал, должность;
• какая организация поставила печать на апостилируемый документ;
• дата и населённый пункт выдачи;
• учреждение, ставящее апостиль;
• номер;
• печать и подпись того, кто проставил.

Штамп ставится на оборотной стороне или на отдельном листе. Лист крепится к оригиналу различными способами, от приклеивания или скрепки до сургучной печати или верёвки.

Выглядит апостиль как прямоугольник со стороной около 9 сантиметров. Но чаще на бумагу ставится штамп или же формуляр сразу распечатывается на принтере. Далее заполняется необходимыми данными.

В будущем планируется апостилировать электронным способом. В ряде западных стран ведутся разработки программы, которая позволит хранить информацию о документах в компьютерной базе данных, что позволит проверять подлинность свидетельств в любое время и в любой стране.

Какие документы нужно апостилировать

Миграционные службы интересуют бумаги выданные органами записи актов гражданского состояния - ЗАГС.

Это свидетельства:

• о рождении;
• о смерти;
• о браке;
• о разводе;
• об усыновлении;
• об установлении отцовства;
• о смене имени.

Помимо этого, штамп ставится на:

• нотариальные акты;
• решения суда и судебного исполнителя;
• заключения прокуратуры;
• справку о прописке;
• дипломы;
• и тому подобные государственные бумаги.

Все эти документы апостилируется, чтобы в других государствах они считались легальными бумагами и не требовали дополнительных подтверждений подлинности.

Нужно ли делать апостиль всегда и везде? Скорее нет, чем да. Если определённое ведомство в Германии знает, как выглядит свидетельство о рождении, выданное российским ЗАГСом, апостиль чиновнику ни к чему. Но уместен совет - поставь апостиль и спи спокойно, если есть вероятность того, что без перевода документ не примут к рассмотрению.